Fatture elettroniche non conservate, le multe sono salatissime

Dal 1° gennaio 2019 è previsto l’obbligo di emettere la fattura elettronica a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia. Ma occhio ai rischi.

Questo obbligo è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2018 ed è previsto sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio sia effettuata tra due operatori Iva – cosiddette operazioni B2B – sia nel caso in cui la cessione o prestazione sia effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale, cosiddette operazioni B2C.

Come molti di voi già sapranno, anche per le partite Iva in regime forfettario dal 1° luglio 2022 è scattato l’obbligo di fatturazione elettronica, che invece prima riguardava solo lavoratori autonomi e liberi professionisti con partita Iva in regime ordinario (qui invece per chi non scatta ancora l’obbligo di fatturazione elettronica). Rimangono esclusi invece, fino al 2024, i contribuenti in regime agevolato che restano entro 25mila euro di ricavi o compensi.

Come e a chi vanno trasmesse le fatture elettroniche

La trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche avviene attraverso il cosiddetto Sistema di Interscambio (SDI), gestito dall’Agenzia delle entrate. Le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il SDI, altrimenti sono considerate non emesse. Una volta che il file della fattura elettronica è stato trasmesso al SDI, quest’ultimo esegue alcuni controlli e, se i controlli sono superati, trasmette il file all’indirizzo telematico presente nella fattura. I tempi in cui il SDI effettua le operazioni di controllo e consegna della fattura possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni nel caso in cui è molto elevato il numero di fatture che stanno pervenendo al SDI in quel momento.

Obbligo di conservazione delle fatture elettroniche: cosa fare

Una cosa che però molte partite Iva forfettarie ancora non sanno è che tutti coloro che emettono fatture elettroniche hanno l’obbligo della conservazione elettronica, che deve essere necessariamente nello stesso formato di emissione, il formato xml, delle fatture. Ma attenzione: come detto, per conservazione elettronica la legge non intende il semplice salvataggio o stampa del file in formato PDF delle fatture e la conservazione in una cartella sul nostro PC, come si potrebbe immaginare. La conservazione elettronica è proprio la conservazione dei file redatti in formato xml, che devono essere conservati nello stesso formato e resi immodificabili dopo la loro trasmissione.